Indhold
At have et effektivt arkiveringssystem kan spare dig for tid og energi, når du har vigtige oplysninger, der hurtigt skal huskes fra en stor mængde filer. Der er to slags arkiveringssystemer, dem, der bruger tal eller numeriske systemer, og dem, der bruger bogstaver eller alfabetiske systemer. Det er vigtigt at lære, hvordan man bruger disse systemer, for at beslutte det, der er bedst for dig. Mens der er flere kategorier, er det let at forstå det grundlæggende i disse arkiveringssystemer.
Bestemm den type alfabetiske og numeriske system, der fungerer bedst for de typer dokumenter, du vil arkivere. Der er tre grundlæggende alfabetiske systemer, der skal tages i betragtning, og fire numeriske systemer, hvor det mest almindelige er decimalsystemet. De tre alfabetiske systemer er aktuelle, encyklopædi og geografiske.
Begynd med at definere det "aktuelle alfabetiske" system. Dette er også kendt som "ordbog" -systemet og er det nemmeste at forstå. I dette tilfælde giver hver fil en titel, og disse titler er arrangeret i alfabetisk rækkefølge fra A til Z. De er ikke grupperet i emner og har ikke kategorier, så dette system er normalt bedst til mindre mængder filer.
Forstå systemet "encyklopædi" eller "klassificeret". I dette system er der store overordnede overskrifter eller emner, såsom historie eller filosofi, der har mindre emner grupperet alfabetisk inde i dem. Hvis det kræves, kan der være ekstra filer arrangeret alfabetisk inde i disse underoverskrifter. For eksempel kan du i historien have underoverskrifter med titler med årtier og inde i disse filer, filer der angiver visse aspekter af historien, såsom teknologi eller krig. Disse underkategorier kan fortsætte, indtil du føler, at arkiveringssystemet er effektivt for dig.
Overvej at lære det "geografiske" system for dokumenter, der indeholder oplysninger om steder. Ligesom encyklopædesystemet har dette system store kategorier såsom lande eller stater med underkategorier såsom byer eller byer arkiveret inden for dem i alfabetisk rækkefølge.
Forstå i det mindste det grundlæggende i arkivsystemer med decimaler. Dette er Dewey Decimal System, som oftest bruges af biblioteker til at kategorisere bøger og referencemateriale efter opkaldsnumre. I dette tilfælde kan du ikke have mere end 10 kategorier på grund af decimalbegrænsningen ved kun at bruge tal fra nul til ni. Disse ti kategorier kan derefter opdeles i 10 yderligere kategorier så ofte som nødvendigt på samme måde som det alfabetiske encyklopædesystem fungerer.
Opdel decimalsystemet i let at lære bunker. For eksempel kræver dit nuværende bibliotek måske, at du har tre decimaler, så dine ti kategorier vil blive opført som 000, 100, 200 osv., Hver med en titel. Inde i hver af disse ville være underkategorier såsom 002 eller 103, indtil alle decimaler er blevet udfyldt. I dette tilfælde står 002 for en kategori i 000'erne og 103 står for en kategori i 100'erne. Dette system er godt til ekstremt store mængder information, da decimalerne kan udvides og føjes til efter behov.